facebook tracking
Tillbaka till Data & Privacy

Integritetspolicy

integritetspolicy

För kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter. Giltig från och med 2018-05-01


1. Inledning

För bolag i SJR in Scandinavia AB (nedan “SJR”, “vi”, “oss”) är den personliga integriteten viktig. Personer som anförtror oss sina personuppgifter ska känna sig trygga med hur personuppgifter hanteras och skyddas. SJR ansvarar för att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskydds lagstiftning. Denna integritetspolicy beskriver SJR:s behandling av personuppgifter. Vi ber dig att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.


2. Tillämpningsområde


2.1 För vem gäller policyn

Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till SJR.


2.2 För vad gäller policyn

Denna Integritetspolicy avser personuppgiftsbehandling för vilken SJR är personuppgiftsansvarig, dvs. i de fall SJR har bestämt ändamål och medel för behandlingen. Denna Integritetspolicy reglerar hur SJR samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är uthyrning, rekrytering och annan därmed förenlig verksamhet (“Tjänsten”). Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som SJR har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder.


3. Behandling av personuppgifter

SJR hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till SJR.


3.1 För dig som är kandidat

Inom ramen för Tjänsten samlar vi in och behandlar personuppgifter för att kunna presentera lämpliga kandidater till kund och gör så i egenskap av personuppgiftsansvarig. Kunden är i sin tur personuppgiftsansvarig för sin behandling av de personuppgifter som överförs under rekryterings- eller konsultprocessen, t.ex. genom en levererad kandidatprofil. SJR behandlar dina personuppgifter när du; (1) söker lediga tjänster och uppdrag eller (2) anmäler ditt intresse för anställning eller uppdrag (s.k. intresseanmälan). SJR kan även genom s.k. extern sökning söka efter lämpliga kandidater för Tjänsten, t.ex. via LinkedIn. Sådan sökning sker med intresseavvägning som laglig grund. Sökning görs endast på uppgifter som är relevanta och av väsentlig betydelse för ett bedöma kandidatens yrkeskvalifikationer samt söka kontakt med kandidaten. Om vi samlat in uppgifter om dig via sökning kommer du att informeras om detta och du har alltid rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter.


3.1.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter

Vi använder dina personuppgifter för att förstå dina personliga karriärmål och hur de matchar den tjänst eller uppdrag som du sökt eller lediga uppdrag om du gjort en generell intresseanmälan för. Uppgifterna används även för att hålla kontakt med dig kring den aktuella tjänsten/lediga uppdrag. SJR behandlar dina personuppgifter för att kunna: (a) tillhandahålla Tjänsten till SJR:s kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av Tjänsten; (b) administrera vår relation till dig; (c) hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller SJR:s kunder.

Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka Tjänsten. SJR behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten eller för sådana andra ändamål som framgår ovan.


3.1.2 Personuppgifter

De personuppgifter SJR behandlar om dig utgår från de uppgifter vi erhållit genom sökning eller uppgifter du själv lämnar till SJR, t.ex. via SJR:s hemsida eller genom kontakt med SJR personal för tillhandahållande av Tjänsten.

När du söker en ledig tjänst eller uppdrag via vår hemsida eller anmäler ditt intresse för anställning eller uppdrag, ber vi dig att uppge ditt namn, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress samt bifoga ett personligt brev och ditt CV (eller genom att du extraherar din meritförteckning från din Linkedinprofil).

I en rekryteringsprocess eller konsultprocess genereras även andra dokument innehållande personuppgifter t.ex. intervjuanteckningar och noteringar från referenstagning. Med anledning av att vissa av SJR:s kunder ställer höga krav på individer kan SJR i vissa fall behöva utföra tester, bakgrundskontroll och kreditkontroll på dig. Du kommer i sådana fall att lämna ett särskilt samtycke innan tester, bakgrundskontroll eller kreditkontroll ska utföras.

Som en del i en bakgrundskontroll kan SJR be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag eller inte. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med SJR och/eller SJR:s kund. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att behandlas av SJR. SJR kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med SJR kund i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten.

SJR kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna integritetspolicy.


3.1.3 Rättslig grund

Behandlingen av dina personuppgifter sker med stöd av samtycke som du bl. a. ger i samband med att du registrerar dig i vårt rekryteringssystem. Behandling av dina personuppgifter kan även ske med stöd av rättsliga förpliktelser.


3.1.4 Hur länge sparas dina personuppgifter?

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.

SJR kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

(a) uppgifter kopplade till en intresseanmälan kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt och därefter under två (2) år. Ditt konto räknas som inaktivt om du inte har loggat in på det under en sådan längre period som ger SJR skäl att tro att dina personuppgifter har blivit inaktuella.

(b) uppgifter kopplade till rekryterings- eller konsultprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;

(c) kundavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, uppdrag, faktura etc. under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

I en rekryteringsprocess eller konsultprocess genereras även andra dokument med personuppgifter som sparas olika länge beroende på hur länge de kan anses vara aktuella. Intervjuanteckningar sparas t.ex. i två år medan testresultat och noteringar från samtal med referenter rensas i samband med att tjänsten/uppdraget tillsatts.


3.2 För dig som är kund eller leverantör


3.2.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av Tjänsten eller tillhandahållandet av Tjänsten. SJR behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt SJR eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter. SJR behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att: (a) ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till SJR; (b) administrera vår relation till er; (c) SJR ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; (d) möjliggöra framtida affärsrelationer och marknadsföra våra Tjänster; och (e) utveckla och förbättra våra Tjänster


3.2.2 Personuppgifter

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter SJR behandlar och hur SJR kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.


3.2.2.1 Kunder

SJR kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.


3.2.2.2 Leverantörer

SJR kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt 3.2.2.1 (Kunder) och 3.1.2 (Kandidat eller konsult) och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av Tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till SJR samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.


3.2.2 Rättslig grund

Behandlingen av kontaktpersoners personuppgifter sker med stöd av avtalet enligt artikel 6 (1) b) i dataskyddsförordningen eller med stöd av rättslig förpliktelse enligt artikel 6 (1) c) i dataskyddsförordningen. I de fall vi behandlar kunduppgifter för att utveckla och förbättra vår verksamhet, våra tjänster samt våra processer och metoder, t ex genom att genomföra kundundersökningar, gör vi det med stöd av berättigat intresse enligt artikel 6 (1) f) dataskyddsförordningen.


3.2.3 Hur länge sparas dina personuppgifter?

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. SJR sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag. Som huvudregel sparar vi kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som kundförhållandet består och i upp till 12 månader därefter. Men vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål exempelvis för bokföringsändamål. SJR kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i: (a) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år. (b) övriga kunduppgifter i CRM-system, under avtalstiden och därefter i ett (1) år.


3.3 Personuppgifter för marknadsföringsändamål

Personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål t.ex. genom att SJR via e-post eller telefon ger information om vår Tjänst. I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.


4. Automatiserat beslutsfattande eller profilering

Det förekommer inget automatiserat beslutsfattande inom ramen för SJR:s behandling av personuppgifter. Profilering kan förekomma t ex vid tester av kandidater och sker endast efter samtycke.


5. Användning av e-post

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med våra kandidater, kunder, leverantörer och övriga intressenter använder SJR e-post. Behandling av personuppgifter i e-post sker med stöd av avtal eller intresseavvägning enligt artikel 6 (1) b) och f) i dataskyddsförordningen. Du bör inte skicka känsliga personuppgifter eller integritetskänsliga uppgifter till oss via e-post. Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med vår e-postpolicy. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom SJR.


6. Skyddet för personuppgifter

SJR har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. SJR:s anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa SJR:s regler för dataskydd, informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.


7. Delning av personuppgifter mellan bolag i SJR

SJR delar som huvudregel inte personuppgifter som härrör från kandidat, kunds och leverantörs anställda med andra bolag inom SJR i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsterna. Om delning skulle bli aktuellt så görs det först efter medgivande av den registrerade.


8. Delning av personuppgifter utanför bolag i SJR

SJR kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna integritetspolicy.

Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till en SJR kund och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten.

Samtycke inhämtas från kandidat innan en kandidatprofil levereras till kund eller samarbetspartners vid varje enskilt tillfälle.

SJR kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom SJR:s leverantörer för vår verksamhet, till exempel till Teamtailor som hostar vårt rekryteringssystem. Dessa leverantörer har ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal med SJR.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning.

Ingen överföring av personuppgifter till tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES förekommer.


9. Personuppgiftsansvarig


  • SJR in Scandinavia AB
  • SJR in Sweden AB
  • SJR IT in Scandinavia AB
  • Ogunsen AB

Respektive bolag, Box 7420, 103 91 Stockholm, är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.


10. SJR som personuppgiftsbiträde

SJR är personuppgiftsansvarig för SJR:s personuppgifter men det kan förekomma situationer där SJR inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde. Se vidare under rubriken Personuppgiftsansvar i våra tjänster på vår hemsida. När SJR behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och SJR är då bundet av de instruktioner som SJR fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan SJR inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men SJR kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.


11. Dina rättigheter

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker. Du har rätt att kostnadsfritt få besked om vilka personuppgifter som SJR behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling, d.v.s. vilka personuppgifter som behandlas, varifrån dessa har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker och till vem eller vilka informationen lämnas ut. Begäran om registerutdrag skickas till SJR, se kontaktuppgifter nedan. Register-utdraget skickas normalt till dig inom en månad, till folkbokföringsadressen. Skulle det ta mer än en månad kommer vi att informera dig om skälen till förseningen.

Förutom rätten att få ett registerutdrag och att få personuppgifter rättade, har du i vissa fall också rätt att invända mot behandlingen och kräva att personuppgifterna raderas, att de begränsas (en markering att hanteringen av personuppgiften ska begränsas till något visst syfte) och att de lämnas ut till dig på ett IT-medium (dataportabilitet). Observera dock att vissa personuppgifter är nödvändiga för att kunna fullgöra vissa uppgifter och kan därför inte begränsas eller raderas för detta syfte. Om du anser att någon uppgift om dig är felaktig eller missvisande, bör du kontakta oss omedelbart.

Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter, om behandlingen grundar sig på sådant samtycke.

Kontaktuppgifter: SJR, Att: Dataskydd, Box 7420, 103 91 Stockholm

E-post: dataskydd@sjr.se

Du har enligt dataskyddslagstiftningen rätt att inge klagomål på en behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen. Du når dem via e-postadressen datainspektionen@datainspektionen.se Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.


12. Ändringar i denna integritetspolicy

SJR förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i början av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.


13. Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på dataskydd@sjr.se

 

Teamtailor

Karriärsida från Teamtailor